Với nhiều đổi mới trong công tác quản lý, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giảm bớt thời gian thực hiện thủ tục hành chính, Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội đã liên tục cải thiện vị trí trong bảng xếp hạng Chỉ số cải cách hành chính của thành phố Hà Nội, nhận được sự đánh giá cao của người dân. Điều này càng tiếp thêm động lực để Sở nâng cao công tác cải cách hành chính trong thời gian tới.

Tối ưu hóa quy trình quản lý sáng kiến kinh nghiệm

Công tác cải cách hành chính luôn được Đảng ủy, Ban Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong lãnh đạo, chỉ đạo, thống nhất triển khai đồng bộ, bám sát theo các chương trình, kế hoạch của thành phố về cải cách hành chính.

Hằng năm, Sở đều xây dựng kế hoạch cải cách hành chính đáp ứng tình hình thực tiễn, giao nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng phòng, đơn vị trực thuộc, trong đó nhấn mạnh yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính, lấy người dân làm trung tâm, lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của bộ máy.

Một trong những hoạt động đáng chú ý trong công tác cải cách hành chính của Sở là xây dựng và đưa vào vận hành phần mềm Quản lý sáng kiến kinh nghiệm cấp thành phố.

Chánh Văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội Phạm Kim Dung cho biết, hằng năm, Sở tiếp nhận trên 2.500 sáng kiến từ các quận, huyện, thị xã, sở, ban, ngành… Khối lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu kèm theo rất lớn, chiếm nhiều không gian lưu trữ và thời gian sắp xếp. Công tác tiếp nhận, quản lý, theo dõi chủ yếu là thủ công. Do đó việc tổng hợp sáng kiến kinh nghiệm rất vất vả, rà soát sự trùng lặp cũng như trích xuất báo cáo số liệu gặp nhiều khó khăn.

Trước thực tế đó, từ năm 2022, Sở đã tham mưu xây dựng phần mềm Quản lý sáng kiến kinh nghiệm cấp thành phố. Năm 2024, phần mềm được hoàn thiện đã hỗ trợ người dùng đăng ký và nộp hồ sơ xét công nhận sáng kiến trực tuyến; hỗ trợ cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ, hoàn trả hoặc yêu cầu bổ sung nội dung (nếu cần thiết); hỗ trợ thành viên hội đồng sáng kiến chấm điểm và bỏ phiếu công nhận ngay trên phần mềm; thiết lập các tiêu chí chấm điểm sáng kiến theo quy định; lưu vết quá trình hiệu chỉnh, cập nhật và sửa đổi nội dung trong suốt quá trình chấm điểm và bỏ phiếu; thông báo kết quả xét công nhận qua email, tin nhắn.

Là người trực tiếp tham gia, chị Nguyễn Thị Cẩm Hà, chuyên viên Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội cho biết, trước kia, các sáng kiến được các tổ chức, cá nhân đánh máy và lưu trữ dưới dạng văn bản, thường là 1 bộ gốc và 10 bộ photo gửi đến Sở. Sở tiếp nhận rồi phân loại, chuyển đến hội đồng chuyên môn. “Hình thức này chỉ phù hợp cho các tập dữ liệu nhỏ. Khi số lượng sáng kiến ngày một nhiều thì việc tìm kiếm và truy xuất thông tin trở nên khó khăn. Các giấy tờ dễ bị hỏng, mất mát, nếu lưu trong các file excel có thể bị lỗi hoặc mất dữ liệu”, chị Nguyễn Thị Cẩm Hà chia sẻ.

Từ khi áp dụng phần mềm Quản lý sáng kiến, các chuyên viên của Sở cho biết, công việc trở nên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn. “Mọi thông tin liên quan đến sáng kiến được lưu trữ, quản lý tập trung, giúp việc truy xuất và tổng hợp dữ liệu trở nên dễ dàng, kiểm tra được sự trùng lắp về nội dung của các sáng kiến. Dữ liệu được lưu trữ số hóa và sao lưu định kỳ, giảm thiểu nguy cơ mất mát do hỏng hóc vật lý hoặc lỗi hệ thống. Phần mềm có thể tự động tổng hợp dữ liệu giúp cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình thực hiện sáng kiến. Các sáng kiến được theo dõi và đánh giá một cách công khai, minh bạch, từ đó nâng cao uy tín và sự tin tưởng của cộng đồng”, chị Nguyễn Thị Cẩm Hà cho biết.

Chị Nguyễn Thị Huệ, chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Nam Từ Liêm chia sẻ: “Hằng năm, quận Nam Từ Liêm đăng ký xét công nhận phạm vi ảnh hưởng và hiệu quả áp dụng cho các sáng kiến về lĩnh vực giáo dục và đào tạo với số lượng tương đối lớn. Vừa qua, quận đã nộp 500 sáng kiến qua phần mềm Quản lý sáng kiến. Phần mềm này đã hỗ trợ chúng tôi rất nhiều trong việc đăng ký, cập nhật hồ sơ và tra cứu kết quả. Việc sử dụng phần mềm đã giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy và các tài liệu vật lý, tiết kiệm kinh phí photocopy, vận chuyển, giảm thiểu phát thải CO2, góp phần bảo vệ môi trường”.

Phần mềm Quản lý sáng kiến kinh nghiệm sẽ chính thức áp dụng từ năm 2025. “Sáng kiến xây dựng phần mềm giúp chúng tôi nâng cao hiệu quả quản lý. Việc tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công việc thủ công đã giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, tạo ra một hệ thống minh bạch, thuận lợi trong công tác lập Hội đồng chuyên môn xét duyệt hiệu quả áp dụng và phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến. Mặt khác, việc sử dụng phần mềm còn giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí và nguồn lực. Riêng chi phí lưu trữ, quản lý giấy tờ mỗi năm tiết kiệm được gần 500 triệu đồng”, bà Phạm Kim Dung thông tin thêm.

Đích đến là sự hài lòng của người dân

Bên cạnh những kết quả đạt được, theo Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội Nguyễn Hồng Sơn, công tác cải cách hành chính tại sở còn gặp một số khó khăn. Đó là tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ bưu chính công ích trong giải quyết thủ tục hành chính chưa đạt hiệu quả cao do mức độ tiếp cận thông tin và ứng dụng công nghệ của người dân còn hạn chế; quá trình triển khai thử nghiệm, phần mềm "Một cửa dùng chung" của thành phố còn nhiều bất cập nên việc giải quyết hồ sơ hành chính trên hệ thống gặp khó khăn.

Thời gian tới, Sở sẽ tiếp tục chỉ đạo quyết liệt các đơn vị đẩy mạnh triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác cải cách hành chính theo kế hoạch đề ra; tích cực tham mưu đề xuất với UBND thành phố Hà Nội nghiên cứu, hoàn thiện và ban hành các văn bản, cơ chế, chính sách, quy định, tạo hành lang pháp lý cho việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực khoa học và công nghệ, góp phần xây dựng Thủ đô ngày càng phát triển theo hướng hiện đại.

Sở cũng sẽ ưu tiên công tác tuyên truyền về thực hiện dịch vụ công trực tuyến trong thực hiện thủ tục hành chính, nhất là đối với 2 dịch vụ công của sở thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia; tận dụng tối đa các tiện ích của các trang mạng xã hội có nhiều người theo dõi, như: Facebook, Youtube, Zalo, Tiktok... để giải đáp chính sách, hướng dẫn các quy trình, thủ tục hành chính, chia sẻ những kinh nghiệm, cách làm mới, từ đó giúp nâng cao nhận thức, kiến thức cho cá nhân, tổ chức khi giải quyết công việc.

“Cải cách hành chính là quá trình liên tục, không ngừng nghỉ, bởi vậy chúng tôi sẽ tiếp tục rà soát, đánh giá các thủ tục hành chính theo hướng đơn giản, tạo thuận tiện cho tổ chức, công dân và đúng quy định của pháp luật; kiểm tra việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động, quản lý, công việc hành chính... Đích đến là sự hài lòng của người dân, tổ chức, doanh nghiệp về sự phục vụ hành chính”, ông Nguyễn Hồng Sơn thông tin thêm.